ว่าด้วยเรื่องการประชุม

เวลาประชุมที่ดีที่สุดคือเวลาไหน

1. ประชุมระดมความคิด

ทุกคนต้องสดใสหน่อย ควรเป็นก่อนเที่ยง วันไหนก็ได้แต่ไม่ควรเป็นวันจันทร์เพราะวันจันทร์คนอาจต้องทบทวนและเคลียร์งานค้างก่อน

2. ประชุมทั่วไป

ช่วยบ่ายดีกว่า เช่น 13:00 หรือ 16:00 เพราะช่วงเช้าจะอุทิศให้กับการสร้างงานที่ต้องใช้สมาธิ ซึ่งช่วงครึ่งเช้าดีที่สุด

3. ประชุมด่วน

ส่วนใหญ่จะเป็นกรณีเรื่องเร่งด่วน และมีการตัดสินใจอย่างใดอย่างหนึ่งในการแก้ปัญหา จึงคล้ายการประชุมระดมสมอง ควรประชุมก่อน 10 โมงเช้า หรือหลัง 16:00 น. (เมื่อสรุปข้อมูลบางอย่างอย่างเร่งด่วนได้)

มากกว่าเรื่องเวลา คนที่เข้าร่วมประชุมควรเป็นคนที่เกี่ยวข้องเท่านั้นครับ

ความยาวของการประชุม

ส่วนความยาวของการประชุมที่ดี ไม่ได้วัดจากการได้ประชุมครบเวลา แต่คือ ผลลัพธ์ครบเป้าหมายโดยไม่เสียพลังงานทีมโดยรวม

หลักคือ "ยิ่งประชุมบ่อย ยิ่งต้องสั้น ยิ่งใช้ความคิดลึก ยิ่งต้องมีโครงสร้าง"

ถ้าประชุมติดตามงานทั่วไป ไม่เกิน 15 นาทีก็พอ แต่บ่อย ๆ ทุกวัน

ประชุมงานครีเอทีฟ ไม่เกิน 30 นาที

ประชุมระดมสมอง ไม่เกิน 1 ชั่วโมง ไม่ต้องจบเวลา ได้ผลลัพธ์ก็จบประชุมได้

ประชุมกลยุทธ์ ทิศทาง ประมาณ 1 ชั่วโมง เป็นการค่อย ๆ กำหนดทิศทางไปทีละประเด็นที่มีความสำคัญ ประเด็นต้องชัด มีการเตรียมงานก่อนการประชุม

สัญญาณว่าประชุมนานเกินไป

1. คนเริ่มหยิบมือถือ

2. เริ่มพูดเรื่องเดิมซ้ำ

3. ไม่มี decision ชัดเจน

4. คนเงียบมากขึ้นเรื่อย ๆ

5. ประชุมจบแล้วไม่รู้ต้องทำอะไรต่อ

องค์กรที่เติบโตเร็วสมัยนี้เริ่มเปลี่ยนจากประชุมยาวเพื่อความละเอียดเป็นประชุมสั้น แต่ follow-up ชัด เพราะช่วยรักษาพลังงานทีมได้ดีกว่าในระยะยาวครับ