ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิภาพและผู้ร่วมประชุมไม่รู้สึกแย่ที่ต้องเข้าร่วมประชุม

โดย กนก ลีฬหเกรียงไกร

การประชุมอาจเป็นสิ่งที่ทุกคนที่ทำงานเป็นทีมจะต้องประสบพบเจอโดยเฉพาะการประชุมที่ยืดเยื้อทั้งประเด็นและเวลา หากเราพบว่าผู้ร่วมประชุมเริ่มเข้าเกียร์ว่าง, เล่นมือถือ, ตาเหม่อลอย ในฐานะของนักประชุมที่ดี ผมหมายถึงทั้งผู้นำประชุมและผู้ร่วมประชุม ต้องเรียนรู้ที่จะปรับตัวเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการคุยกัน

"ยุคสมัยที่เปลี่ยนไป อาจกำหนดวิธีการใหม่ๆ ที่มีประสิทธิภาพมากกว่านั่งประชุมกันไปเรื่อยๆ โดยไม่มีเวลาเลิก"

7 ข้อเสนอแนะในการจัดประชุมให้มีประสิทธิภาพ จากนิตยสาร Forbes และ The Huffington Post (ซึ่งพูดกับนักธุรกิจผู้เป็นนักประชุมทั้งหลาย คือคุณนั่นแหล่ะ)

1. เป้าหมายการประชุมต้องชัด

การประชุมแต่ละครั้งหากกำหนดแต่ตารางนัดแต่ไม่รู้ว่าวันนั้นจะต้องบรรลุวัตถุประสงค์เรื่องอะไร ขอให้กลับไปทบทวน Vision / Mission ขององค์กรของคุณให้ดีก่อนว่าอะไรที่ควรให้น้ำหนัก อะไรปล่อยผ่านบ้างก็ได้
และที่สำคัญการประชุมครั้งนั้นจะให้น้ำหนักอะไรระหว่าง 1. การวางแผนเชิงยุทธศาสตร์ ที่มองไปในอนาคต หรือ 2. การแก้ปัญหาการทำงานบางอย่าง หรือ 3. การติดตามงานประจำ เพราะการออกแบบการประชุมสำหรับ 3 อย่างนี้จะต่างกันมาก

2. คัดเลือกคนที่จะเข้าให้ตรงประเด็นที่จะคุย

ปัญหาของการประชุมหลายครั้งเมื่อเราเลือกคนไม่ถูกงาน เช่น น้อยเกินไปจนตัดสินใจไม่ได้ หรือมากเกินไปจนคนไม่มีอะไรทำ คนที่ดูเหมือนจะไม่เกี่ยวข้องจะรู้สึกอีดอัดและเสียเวลามาก ปล่อยให้เขาไปทำงานหรือพักจากการประชุมบ้างจะทำให้เขามีความสดใหม่ได้มากกว่าสำหรับงานที่มีคุณค่าจริงๆ

3. กำหนดวาระการประชุมให้ชัด

เมื่อเรามั่นใจในวัตถุประสงค์ และมั่นใจในบุคคลที่เราเชิญเข้าประชุมแล้ว กำหนดวาระให้ชัดเท่าที่จะทำได้ ในกรณีที่เป็นแผนยุทธศาสตร์วาระอาจจะเป็นวัตถุประสงค์ที่เราตั้งใจจะบรรลุกัน, การแก้ปัญหา วาระจะเป็นปัญหาและวิธีแก้, วาระที่เป็นการตามงาน วาระคืองานอะไรที่จะตาม เป็นต้น

4. อย่าให้บางคนครอบงำการประชุม

ให้วัตถุประสงค์ และวาระเป็นเรื่องหลัก การมีบางคนพูดนอกเรื่องเกินไป, โชว์ภูมิปัญญา, พูดยืดเยื้อไม่เข้าประเด็น, หรือหนักสุดคือมีบางคนครอบงำการประชุม หมายถึงคนอื่นเสนอความเห็นอะไรที่ต่างจากเขาไม่ได้ จะต้องมีเรื่องกันตลอด เกิดการขึ้นเสียงใช้อารมณ์ แบบนี้จะเสียเวลาและเสียความรู้สึกมาก
ผู้นำประชุมจึงต้องวางระเบียบให้ดี รู้จักตัดบท รู้จักการนำกลับเข้าประเด็น พยายามรักษาบรรยากาศแง่บวกเข้าไว้

5. เริ่มให้ตรงเวลา และเลิกให้ตรงเวลา

วินัยเรื่องนี้สำคัญมาก จะทำให้เกิดความรู้สึกมั่นใจว่าผู้เรียกประชุมได้ทบทวนและพิจารณาเป็นอย่างดีก่อนเรียกประชุม ทำให้การประชุมแต่ละครั้งมีคุณค่า และผู้ร่วมประชุมไม่รู้สึกแย่ที่จะต้องเข้าประชุม เพราะเขาสามารถบริหารจัดการเวลาของเขาได้

6. ต้องหยุดเรื่องส่วนตัวในมือถือ ไอแพด คอมพิวเตอร์

เราจะไหลไปกับเรื่องอื่นได้ง่ายเวลาเปิดมือถือ หรืออาจเสียสมาธิ ที่สำคัญจะทำให้คนอื่นเสียเวลาไปกับการไม่มีส่วนร่วมของเรา ทำให้งานต่างๆ ที่ประชุมกันอาจไม่บรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ

7. ติดตามงานนอกรอบ

อย่าให้การประชุมจบลงและมาทบทวนกันอีกทีในการประชุมรอบต่อไป อะไรต้องปฏิบัติ ให้ลงมือทำ และใช้เทคโนโลยีทุกรูปแบบเพื่อให้ทุกคนดำเนินงานตามที่ตกลงกัน เช่น ไลน์, อีเมล, Facebook Group บางอย่างจบได้ที่การตามงานก็ให้จบ ไม่ควรนำมาพิจารณาใหม่ในการประชุม เพราะการคุยกันผ่านเทคโนโลยีและได้ข้อสรุปที่ดีตามวัตถุประสงค์ นั่นคือการบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมแล้วนั่นเอง

ทั้ง 2 ฝ่าย ผู้นำประชุมและผู้ร่วมประชุม ควรเปิดใจว่า "รูปแบบนั้น เราอย่าไปยึดติดเลย การบรรลุวัตถุประสงค์ของงานต่างหากเป็นสิ่งสำคัญมากว่ามาก"

อ้างอิง

• Forbes, Seven Steps to Running the Most Effective Meeting Possible
• The Huffington Post, Get Focused: Know Your Type of Meeting in Order to Keep Your Project on Track